Zwrot kosztów podróży na podstawie oświadczenia pracownika

Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Tak stanowią przepisy wynikające z Rozporządzenia MPiPS z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Oświadczenie składane jest wówczas, gdy – literalnie odczytując przepisy – pracownik nie mógł uzyskać dokumentów (rachunku, faktury) potwierdzających wydatek; jest odstępem od reguły. Dotyczy to z całą pewnością wszystkich tych przypadków, w których pracownik nie mógł wejść w posiadanie danego dokumentu.

Mówimy o sytuacjach wyjątkowych, które powinny być dobrze i logicznie uzasadnione przez pracownika. Oświadczenie składane przez pracownika w zakresie rozliczeń pracodawca-pracownik zastępuje dokument potwierdzający wydatek i jest traktowane jako dokument w rozliczaniu podróży służbowej. Zastosować w tym zakresie powinniśmy wykładnię funkcjonalną przepisów. Pracownik nie może ponosić kosztów pracy, wszelkie koszty „delegacyjne” podlegają zwrotowi przez pracodawcę.

Utrata np.biletów na przejazd jest zdarzeniem niezależnym od pracownika, które samo w sobie nie może pozbawiać go prawa do otrzymania od pracodawcy zwrotu wydatków poniesionych w bezpośrednim następstwie realizacji polecenia wyjazdu służbowego.Należy według mnie uznać, że oświadczenie np. o utracie biletu jest dowodem poniesienia wydatków i pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów przejazdu według cennika PKP, uwzględniającego ulgę, jeżeli do takiej pracownik ma prawo.